Null Bock auf VoP? Was für Unternehmen wichtig ist!

Veränderungen im Zahlungsverkehr: Was Unternehmen ab Oktober 2025 zur „Empfängernamensprüfung“ (Verification of Payee – VoP) wissen müssen

Mit dem Inkrafttreten der neuen Zahlungsverkehrsregelungen zum 5. Oktober 2025 tritt auch in Deutschland die verpflichtende Empfängernamensprüfung – „Verification of Payee“ (VoP) – in Kraft. Diese Maßnahme soll die Sicherheit von SEPA-Überweisungen und insbesondere SEPA-Echtzeitüberweisungen erhöhen und hat unmittelbare Auswirkungen auf die Prozesse von Unternehmen.

Was ist Verification of Payee (VoP)?

VoP ist ein zusätzlicher Prüfschritt vor einer SEPA-Zahlung. Es wird vor der Ausführung einer einfachen oder auch Echtzeit-Überweisung überprüft, ob der angegebene Empfängername (oder Identifikationsnummer bei Unternehmen) mit dem tatsächlichen Namen des IBAN-Inhabers übereinstimmt. Je nach Ergebnis unterscheidet das System zwischen:

• MATCH – vollständige Übereinstimmung
• CLOSE MATCH – geringfügige Abweichungen
• NO MATCH – keine Übereinstimmung
• NOT APPLICABLE – Prüfung nicht möglich (z. B. wegen Timeout oder fehlender Teilnahme der Empfängerbank)

Diese Ergebnisse werden standardisiert in der Rückmeldung per pain.002-Datei an das Unternehmen geliefert.

„Close Match“ – eine Chance für saubere Stammdaten

Ergibt die VoP-Prüfung den Status „Close Match“, weicht der angegebene Empfängername leicht vom tatsächlichen Namen des Kontoinhabers ab – etwa durch Tippfehler, fehlende Rechtsformzusätze oder unterschiedliche Zeichensetzung. In diesem Fall wird der korrekte Name des Zahlungsempfängers von der Empfängerbank im Rückkanal (pain.002) mitgeliefert. Diese Daten haben i.d.R. eine höhere Qualität und Aktualität als die Daten im eigenen Haus. Unternehmen sollten diese Rückmeldung nicht nur zur Validierung der konkreten Zahlung nutzen, sondern als wertvolle Quelle zur Qualitätssicherung und Pflege ihrer Debitoren- und Kreditorenstammdaten betrachten. Eine regelmäßige Auswertung der Close-Match-Fälle kann langfristig helfen, Rückfragen zu vermeiden, Zahlungsabbrüche zu reduzieren und die Automatisierung von Zahlungsprozessen zu verbessern.

Wozu Aliasnamen?

VoP ist keine Einbahnstraße! Unternehmen sollten sich überlegen, von wem sie Zahlungen empfangen und ob Zahlende durch die VoP Auskunft verunsichert werden könnten. Im Zweifel wird die Zahlung nicht ausgeführt und es kommt zu Rückfragen.
Bei VoP-Abfragen ist die Verwendung von Aliasnamen grundsätzlich regulatorisch erlaubt. Einige Banken können als Alias z.B. Markenbezeichnungen bei eingehenden VoP Anfragen bereitstellen, sodass die Wahrscheinlichkeit für ein „MATCH“ steigt.

VoP-Prüfung mittels Unternehmens-ID (LEI)

Neben der Namensprüfung bietet VoP auch die Möglichkeit, juristische Personen über eine Legal Entity Identifier (LEI), Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Handelsregisternummer oder ähnliches zu identifizieren. Die verschiedenen Optionen befinden sich noch in Diskussion, aber die LEI ist zum Start von Verification of Payee allgemein anerkannt.
Besonders im B2B Zahlungsverkehr wird die LEI sicherlich schnell Verbreitung finden, da sie eine höhere Eindeutigkeit bietet. Unternehmen sollten also prüfen, ob die LEI bei ausgehenden Zahlungen verwendet werden soll und ob für die eigenen Konten die LEI hinterlegt ist.

Null Bock auf VoP?

VoP ist verpflichtend, d.h. SEPA Banken müssen vor jeder Überweisung (Standard SCT oder SEPA Instant Payment) eine VoP Abfrage durchführen. Der Zahlende kann zwar auch bei einem „no match“ oder „close match“ die Zahlung ausführen, aber es dies passiert nicht automatisch. Unternehmen können VoP also nicht einfach ignorieren.
Die einzig Möglichkeit bei Überweisungen ohne VoP Procedere zu arbeiten, besteht für das Einreichen von sogenannten Bulk Dateien: die Hausbank darf Sammlerdateien mit Vop „Opt-Out“ entgegennehmen, sodass keine VoP Abfrage erfolgt, kein VoP Ergebnis bearbeitet werden muss und die Zahlungen unmittelbar ausgeführt werden. SEPA Banken dürfen keine Bulk Dateien als Opt-Out akzeptieren, wenn diese nur eine Transaktion enthalten.

Die Regulatorik des EPC schreibt im Kunde-Bank Verhältnis keine technischen Abläufe vor und Unternehmen müssen sich mit ihren Banken abstimmen, wie sie Überweisungen effizient ausführen.

Fazit und Handlungsempfehlung

Die Einführung von Verification of Payee ist ein bedeutender Schritt zur Bekämpfung von Fehlüberweisungen und Zahlungsbetrug. „Nicht mitmachen“ ist keine Option und Unternehmen sollten:

• rechtzeitig die Auswirkungen von VoP bei ein- und ausgehenden Zahlungen analysieren,
• frühzeitig ihre Stammdaten prüfen und ggf. mittels VoP-Daten auch korrigieren,
• interne Zahlungsprozesse anpassen (pain.002),
• mit IT-Dienstleistern und Banken den Austausch zu technischen Details suchen.

Wenn Sie sich als Unternehmen auf die Änderungen vorbereiten und Hilfe suchen, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.